Aprende todo sobre la Factura Electrónica
- Cuando la operación se realice con sujetos del IGV que tengan derecho al crédito fiscal.
- Cuando el comprador o usuario lo solicite a fin de sustentar gasto o costo para efecto tributario.
- Cuando el sujeto del Régimen Único Simplificado (Nuevo RUS) lo solicite a fin de sustentar crédito deducible.
- En las operaciones de exportación. Excepto, en el caso de las operaciones de exportación realizadas por los sujetos del Nuevo RUS.
- En los servicios de comisión mercantil prestados a sujetos no domiciliados, conforme los incisos e) y g) del artículo 4 del Reglamento de Comprobantes de Pago.
Requisitos mínimos de la factura
De acuerdo al artículo 8 del Reglamento de Comprobante de pago, los requisitos mínimos de la factura son:Información impresa:
- Datos de identificación del obligado:
- Apellidos y nombres, o denominación o razón social. Adicionalmente, los contribuyentes que generen rentas de tercera categoría deberán consignar su nombre comercial, si lo tuvieran.
- Dirección del domicilio fiscal y del establecimiento donde esté localizado el punto de emisión.
- Número de RUC.
- Denominación del comprobante: FACTURA.
- Numeración: Serie y número correlativo.
- Datos de la imprenta o empresa gráfica que efectuó la impresión: Número de RUC y fecha de impresión.
- Número de autorización de impresión otorgado por la SUNAT, el cual se consignará conjuntamente con los datos de la imprenta o empresa gráfica.
- Destino del original y copias:
-En el original: ADQUIRENTE o USUARIO.
-En la primera copia: EMISOR.
-En la segunda copia: SUNAT.
-En la tercera copia: Copia transferible-No válida para Efectos Tributarios “Factura Negociable”.
Ésta última copia es exigida por la Ley N° 29623 la cual promueve el financiamiento a través de la factura comercial. Dicha ley establece la factura negociable como un nuevo título valor que puede: transferirse a terceros, cobrarse, protestarse o ejecutarse en caso de incumplimiento. Tiene anverso y reverso, y debe tener las características y requisitos previstos en la ley y sus normas reglamentarias.Información no necesariamente impresa
- Apellidos y nombres, o denominación o razón social del adquirente o usuario.
- N° de RUC del adquirente o usuario, excepto en las operaciones de exportación, de servicios de comisión mercantil en la compra de bienes nacionales o nacionalizados.
- Bien vendido o cedido en uso, descripción o tipo de servicio prestado, indicando la cantidad, unidad de medida, número de serie y/o número de motor, si se trata de un bien identificable, al momento de la emisión del comprobante, caso contrario se consignará al momento de la entrega del bien.
- Precios unitarios de los bienes vendidos o importe de la cesión en uso, o servicios prestados.
- Valor de venta de los bienes vendidos, importe de la cesión en uso o del servicio prestado, sin incluir los tributos que afecten la operación ni otros cargos adicionales si los hubiere.
- Monto discriminado de los tributos que gravan la operación y otros cargos adicionales, en su caso, indicando el nombre del tributo y/o concepto y la tasa respectiva, salvo que se trate de una operación gravada con el Impuesto a la Venta de Arroz Pilado.
- Importe total de la venta, de la cesión en uso o del servicio prestado, expresado numérica y literalmente. Cada factura debe ser totalizada y cerrada independientemente.
- N° de las guías de remisión, o de cualquier otro documento relacionado con la operación que se factura, incluyendo los documentos auxiliares creados para la implementación y control del beneficio establecido por el Decreto Legislativo N° 919.
- Fecha de emisión.
- Código de autorización emitido por el Sistema de Control de Órdenes de Pedido (SCOP) aprobado por Resolución de Consejo Directivo OSINERG N° 048-2003-OS/CD, en la venta de combustibles líquidos y otros productos derivados de los hidrocarburos que realicen los sujetos comprendidos dentro de los alcances de dicho sistema.
- En la venta al público de combustible para vehículos automotores: el número de placa del vehículo automotor, cuando se despache el combustible directamente al tanque de dicho vehículo.
- En la prestación de servicios de mantenimiento, seguros, reparación y similares para vehículos automotores: el número de placa del vehículo automotor respectivo.
Características de la factura
La factura debe contar con las siguientes características:- Dimensiones mínimas: Veintiún (21) cm de ancho y catorce (14) cm de alto.
- La primera y segunda copia serán expedidas mediante el empleo de papel carbón, carbonado o autocopiativo químico.
- El destino del original y copias deberá imprimirse en el extremo inferior derecho del comprobante de pago.
- La leyenda “no otorgamiento del crédito fiscal” de las copias, será impresa diagonal u horizontalmente y en caracteres destacados, salvo en las facturas por operaciones de exportación, en las cuales no será necesario imprimir dicha leyenda.
- Dentro de un recuadro cuyas dimensiones mínimas serán de cuatro (4) cm de alto por ocho (8) cm de ancho, enmarcado por un filete, deberán ser impresos únicamente, el número de RUC, la denominación del comprobante de pago y su numeración, ubicándolo en el extremo superior derecho del comprobante de pago.
- El número de RUC y el nombre del documento deberán ser impresos en letras tipo “Univers Medium” con cuerpo 18 y en alta u otras que se les asemeje.
- La numeración del comprobante de pago no podrá tener un tamaño inferior a cuatro (4) milímetros de altura.
- La numeración constará de 10 dígitos, de los cuales, los tres (3) primeros de izquierda a derecha corresponden a la serie y pueden: ser fijos (para establecimientos declarados en SUNAT y móviles para emisiones efectuadas por emisores itinerantes. Si necesita más de tres (3) N° deberá solicitarlo a SUNAT.
- La asignación de las series por puntos de emisión no será necesariamente correlativa.
- Los siete (7) números restantes, corresponden al número correlativo. Estará separados de la serie por un guión (-) o por el símbolo de número (Nº).
- Para cada serie establecida, el número correlativo comenzará sin excepción del 0000001, pudiendo omitirse la impresión de los ceros a la izquierda.
Sobre la emisión y archivo de la factura…
La emisión y archivo de la factura se sujetará a lo siguiente:- La segunda copia de las facturas se entregará conjuntamente con el original al adquirente o usuario, quien deberá mantenerla en un archivo clasificado por proveedor y ordenado cronológicamente; salvo en los casos de operaciones de exportación en los cuales la segunda copia será entregada a la Superintendencia Nacional de Aduanas (ADUANAS).
- En el caso de exportación, en el cual no existe bien físico sujeto a revisión o registro en ADUANAS, la segunda copia será archivada por el emisor.
- Si el contribuyente cuenta con sistema de cómputo, que le permite ubicar y proporcionar las copias de la SUNAT que le sean solicitadas por la Administración Tributaria, clasificadas por proveedor y ordenadas cronológicamente en un plazo no mayor de 48 horas, no será necesario archivar de la forma antes mencionada.
Factura electrónica
La factura electrónica, es el comprobante de pago, que equivale a la factura física con la diferencia de que se genera a través del Sistema de Emisión Electrónica (SEE) en SUNAT Operaciones en Línea – SOL, para ello debe contar con código de usuario y clave de acceso, conocida como CLAVE SOL.Características de la factura electrónica :
- Para emitir factura electrónica, no hay desembolso de dinero, ya que es de forma gratuita.
- Es electrónico y tiene todos los efectos tributarios del tipo de comprobante de pago FACTURA; es decir, sirve para sustentar costos o gastos, así como para utilizar el crédito fiscal.
- La serie de la factura electrónica es alfanumérica y su numeración es correlativa y generada por el sistema.
- Se debe emitir factura electrónica a favor del adquiriente que cuente con RUC, salvo en el caso de las facturas electrónicas emitidas a sujetos no domiciliados por las operaciones de exportación.
- La factura electrónica no puede ser utilizada para sustentar el traslado de bienes.
- La autenticidad de la factura electrónica es garantizada por la Administración tributaria, ya que si es emitida desde su portal, cuenta con mecanismos de seguridad.
Requisitos para ser emisor electrónico
El contribuyente que desee emitir factura electrónica desde el portal de SUNAT, deberá:- Tener la condición de domicilio fiscal habido para efectos del RUC.
- No encontrarse en estado de suspensión temporal de actividades o de baja de Inscripción.
- Contar con Clave SOL.
¿Cómo emitir factura electrónica desde el portal de SUNAT?
Para emitir factura electrónica, el contribuyente debe ingresar con su Clave SOL a SUNAT Operaciones en Línea, rubro trámites y consultas, allí ubicar el modulo Comprobantes de Pago / Sistemas de Emisión Electrónica desde SOL y seleccionar el desplegable factura electrónica, ingresar la información requerida en los campos solicitados para generar dicho documento. Es preciso señalar que en el portal se podrá realizar una vista previa antes de emitir una factura electrónica. Si la transferencia es pactado por Internet, teléfono, telefax u otros medios similares, en los que el pago se efectúe mediante tarjeta de crédito o de débito y/o abono en cuenta con anterioridad a la entrega del bien, la factura electrónica deberá emitirse en la fecha en que se reciba la conformidad de la operación por parte del administrador del medio de pago o se perciba el ingreso, según sea el caso.Conservación de la factura electrónica
El almacenamiento, archivo y conservación de la factura electrónica, está a cargo de la SUNAT a través de Sistema en sustitución del emisor electrónico y del adquiriente.¿Se puede rechazar una factura electrónica?
Sí, quien recibe la factura electrónica puede rechazarla a través del sistema hasta el noveno día hábil del mes siguiente de su emisión si quien recibe no es el adquiriente o se ha consignado una descripción que no corresponde a la operación.Consulta factura electrónica
La Administración Tributaria, ha puesto a disposición de los contribuyentes consultas de información de la factura electrónica, para ello debe tener en cuenta lo siguiente:-Consulta factura electrónica sin Clave SOL:
La consulta de validez de facturas electrónicas, está a disposición del público en general, a través del portal SUNAT/ Opciones sin Clave SOL, mediante el cual sólo se indicará que determinada facturas electrónicas han sido informadas a SUNAT. Para ello el sistema solicitará determinada información del comprobante de pago.-Consulta factura electrónica con Clave SOL:
Habilitado para los usuarios emisores o receptores que cuenten con Clave SOL a través del cual podrán consultar las facturas electrónicas o cualquier comprobante de pago.Sistema de facturación electrónica “Facturador SUNAT”
El facturador SUNAT, es un sistema de facturación electrónica gratuita, que se descarga desde el portal de la Administración Tributaria. Este sistema está dirigido principalmente a medianos y pequeños contribuyentes que cuentan con sistemas computarizados y tienen un alto volumen de facturación.Características del sistema de facturación electrónica “Facturador SUNAT”
- El sistema de facturación convierte la información del contribuyente a formato XML de manera automática.
- No se requiere conexión a internet para emitir factura electrónica, solo en el caso para el envío a la SUNAT.
- Realiza las validaciones establecidas por SUNAT.
- El sistema de facturación firma digitalmente la factura electrónica o cualquier otro comprobante de pago.
- Genera un archivo PDF del comprobante de pago en caso requiera entregar una representación impresa.
- El sistema, envía automáticamente o a indicación del usuario, el comprobante de pago a la SUNAT (temporizador).
- La Administración Tributaria almacena, archiva y conserva la factura electrónica y la nota electrónica vinculada a aquella que se emita a través de este sistema.
Requisitos para ser emisor electrónico
Para poder emitir factura electrónica u otro comprobante de pago desde el sistema de facturación electrónica desde el “Facturador SUNAT”, se debe contar con los siguientes requisitos:- El RUC no debe encontrarse en estado de baja de inscripción.
- Encontrarse afecto en el RUC al impuesto a la renta de tercera categoría.
- Tener la calidad de emisor electrónico.
- Certificado digital, el cual se utilizará para emitir la factura electrónica u otro comprobante de pago. Deberá registrarlo de acuerdo a la normatividad de otro sistema de facturación electrónica comprendido en el SEE, dicho certificado debe estar vigente para usarlo con este sistema.
- Dirección de correo electrónico, el cual podrá usar para recibir en su calidad de adquirente o usuario, aquello que se le otorgue a través de ese medio y para que el adquirente o usuario le comunique el rechazo de una factura electrónica que se le otorgó. Si ya registró el correo electrónico en otro sistema de facturación electrónica comprendido en el SEE y desea usarlo, omita este registro y se dará por concluido el proceso.
Sistema de facturación electrónica- Desde los sistemas del contribuyente
La factura electrónica emitida desde el sistema de facturación del contribuyente permite la sustentación del costo-gasto para efectos del Impuesto a la Renta, así como la utilización del crédito fiscal del Impuesto General a las Ventas.Características del sistema de facturación electrónica
Para emitir factura electrónica, no necesita ingresar a la web de la SUNAT.- La serie de la factura electrónica es alfanumérica de cuatro dígitos comenzando con la letra F.
- La numeración de la factura electrónica es correlativa, comienza en uno (1) y es independiente a la numeración de la factura física.
- Para emitir factura electrónica se debe contar con el número de RUC del adquiriente, con excepción de las facturas electrónicas emitidas a sujetos no domiciliados por las operaciones de exportación.
Requisitos para ser emisor electrónico
Para que el contribuyente pueda emitir factura electrónica u otro comprobante de pago desde su sistema de facturación electrónica, deberá cumplir con los siguientes requisitos:- Tener la condición de domicilio fiscal “Habido”.
- Tener el número de RUC, en estado “Activo”.
- El contribuyente debe estar afecto al impuesto a la renta de tercera categoría en el RUC.
- Deberá presentar una solicitud de autorización para afiliarse al sistema de facturación electrónica, esto lo hará a través de SUNAT operaciones en línea – SOL opciones con Clave SOL.
- Solicitar la emisión de factura electrónica y notas de débito y crédito electrónicas.
- Deberá realizar la declaración jurada a través de SUNAT operaciones en línea – SOL opciones con clave SOL.
- Registrar la dirección de correo electrónico que utilizará como emisor electrónico.
- Certificado digital, deberá registrarlo a través del portal de SUNAT.
- Realizar satisfactoriamente el proceso de homologación.
¿Cómo emitir factura electrónica desde el sistema de facturación del contribuyente?
El contribuyente deberá seguir los siguientes pasos para emitir factura electrónica desde su sistema de facturación:- El contribuyente envía y/o entrega la factura electrónica a sus clientes en formato electrónico, el medio en que lo entregará será el que crea conveniente, y estos pueden ser: página web, correo electrónico, servicio web, entre otros.
- Enviar un ejemplar a la SUNAT en la fecha consignada en la factura electrónica o en la nota electrónica vinculada a la factura electrónica. Para ello, tiene como plazo máximo de 7 días calendario contados a partir del día de emisión.
- La Administración Tributaria validará la información enviada por el contribuyente y como resultado de ello le enviará una Constancia de Recepción- CDR, cuyo estado puede ser: Aceptada, aceptada con observación o rechazada.
- El contribuyente debe poner a disposición de sus clientes, una consulta de factura electrónica o comprobante de pago que hubiera emitido a través de una página web, por un periodo no menor a un año.
Datos Adicionales
- Si es emisor electrónico voluntario existe la posibilidad de emitir factura electrónica de manera paralela a la emisión en formato impreso por imprenta autorizada. Ésta particularidad no aplicaría si la emisión es para una misma venta, es decir, no se puede emitir dos tipos de comprobante (físico y electrónico).
- Cuando el emisor electrónico obligado por la SUNAT, no pueda emitir factura electrónica o nota de crédito o débito electrónico por causas ajenas a él, podrá emitir dichos documentos en formatos impresos. Deberá enviar a la SUNAT el resumen de comprobantes impresos, que es una declaración jurada informativa por aquellos comprobantes de pagos no emitidos a través del Portal de SUNAT.
- Si una factura electrónica es rechazada por SUNAT el número de dicho documento queda inutilizado y debe usarse otra numeración.
- La factura electrónica rechazada NO es factura, por lo que si le entregó al cliente, debe emitir una factura electrónica nueva.
- Las facturas electrónica, notas de crédito o débito rechazadas por SUNAT, deben ser anotadas en el Registro de Venta como si se tratará de un comprobante de pago anulado.
Etiquetas:cómo emitir factura electrónica, Comprobante de pago, consulta factura electrónica, factura electrónica, sistema de facturación, sistema de facturación electrónica
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