¿Qué obligaciones conviene anticipar antes del último trimestre del año?
El último trimestre del año comprende octubre, noviembre y diciembre. Para muchas empresas, estos meses reúnen obligaciones tributarias, laborales y contables que pueden requerir más liquidez, documentación y coordinación de la habitual.
Por eso, septiembre es un buen momento para revisar cómo se encuentra el negocio y detectar qué asuntos deben resolverse antes de entrar en la etapa final del año.
Anticiparse no significa realizar un cierre contable antes de tiempo. Significa comprobar que la información acumulada sea correcta, identificar pendientes y estimar los recursos que la empresa necesitará durante los siguientes meses.
Revisa las declaraciones y pagos realizados
Antes de proyectar las próximas obligaciones, conviene verificar si las declaraciones mensuales presentadas durante el año coinciden con la información contable de la empresa.
Esta revisión puede incluir:
- Declaraciones mensuales presentadas.
- Tributos pendientes de pago.
- Cuotas de fraccionamientos vigentes.
- Notificaciones recibidas en el Buzón SOL.
- Diferencias entre lo declarado y los registros contables.
- Errores u omisiones que todavía puedan corregirse.
Las fechas de presentación y pago dependen del último dígito del RUC y del cronograma aprobado por la SUNAT. Por eso, la empresa debe mantener actualizado su calendario tributario y no esperar hasta diciembre para revisar si existen periodos pendientes. Puedes consultar el cronograma oficial de SUNAT.
Verifica tus registros de compras y ventas
Los registros contables y tributarios deben reflejar las operaciones que realmente realizó la empresa. Si existen comprobantes pendientes, notas de crédito no consideradas o diferencias en los registros electrónicos, será mejor identificarlas con anticipación.
Antes de octubre, conviene comprobar que:
- Las ventas emitidas estén registradas correctamente.
- Las facturas de compra hayan sido recibidas y revisadas.
- Las notas de crédito y débito estén vinculadas con la operación correspondiente.
- Los comprobantes cumplan los requisitos necesarios para sustentar el gasto o utilizar el crédito fiscal.
- Los registros electrónicos hayan sido generados dentro del plazo correspondiente.
- Las detracciones, retenciones o percepciones hayan sido aplicadas correctamente, cuando correspondan.
La SUNAT administra mediante el SIRE la generación del Registro de Ventas e Ingresos Electrónico y del Registro de Compras Electrónico, por lo que también es importante revisar las propuestas y completar o corregir la información cuando sea necesario. La entidad mantiene disponibles sus guías y manuales del SIRE.
Ordena las cuentas por cobrar y por pagar
Una empresa puede mostrar ventas durante el año y, aun así, no disponer del dinero necesario para afrontar sus obligaciones de los últimos meses.
Esto ocurre cuando una parte importante de sus ventas continúa pendiente de cobro o cuando no se han proyectado adecuadamente los pagos a proveedores, trabajadores y entidades públicas.
Para conocer la liquidez real del negocio, es recomendable elaborar una relación actualizada de:
- Facturas pendientes de cobro.
- Deudas con proveedores.
- Préstamos y cuotas próximas a vencer.
- Tributos por pagar.
- Obligaciones laborales.
- Gastos extraordinarios previstos para fin de año.
Esta información permitirá determinar si los ingresos esperados serán suficientes o si es necesario reorganizar fechas de pago, reforzar las cobranzas o reservar parte del dinero disponible.
Anticipa las obligaciones laborales de noviembre y diciembre
Si la empresa tiene trabajadores, deberá considerar que durante el último trimestre pueden presentarse obligaciones adicionales a la planilla mensual.
Según el régimen laboral aplicable y el tiempo laborado, podría corresponder el depósito de la CTS durante la primera quincena de noviembre y el pago de la gratificación de Navidad hasta el 15 de diciembre.
Para preparar correctamente estos cálculos, conviene revisar desde septiembre:
- Las fechas de ingreso y cese.
- Las remuneraciones y conceptos variables.
- Las ausencias, licencias y descansos.
- Las vacaciones pendientes.
- Las horas extras registradas.
- Las modificaciones salariales.
- Los contratos próximos a vencer.
- La afiliación del trabajador a EsSalud o a una EPS.
No todos los negocios ni todos los trabajadores tienen necesariamente los mismos beneficios. El cálculo debe realizarse considerando el régimen laboral de la empresa y la situación particular de cada trabajador.
Además, anticipar estos pagos permite reservar la liquidez necesaria y evita que la empresa utilice para otros fines un dinero que deberá destinar a sus obligaciones laborales.
Revisa el inventario antes del cierre del año
Si la empresa comercializa productos o utiliza materiales para prestar sus servicios, también conviene revisar el estado de sus existencias.
No es necesario esperar al último día de diciembre para descubrir diferencias entre el inventario físico y la información registrada. Durante septiembre se puede comenzar a identificar:
- Productos dañados, vencidos o deteriorados.
- Mercadería de baja rotación.
- Diferencias de stock.
- Bienes entregados o recibidos sin documentación completa.
- Compras todavía no ingresadas al sistema.
- Productos retirados para uso personal, muestras o promociones.
Esta revisión facilitará el conteo físico posterior y permitirá corregir los procedimientos que estén generando diferencias.
Actualiza la información de los activos de la empresa
Las computadoras, equipos, vehículos, muebles y otros bienes adquiridos por la empresa también deben encontrarse correctamente identificados y sustentados.
Antes del último trimestre, es recomendable revisar si durante el año se realizaron:
- Compras de activos.
- Ventas o retiros de bienes.
- Reparaciones importantes.
- Mejoras o ampliaciones.
- Entregas de equipos al personal.
- Pérdidas, robos o deterioros.
Distinguir entre un gasto y la adquisición o mejora de un activo es importante porque su tratamiento contable y tributario puede ser diferente.
Organiza los documentos que todavía faltan
Uno de los problemas más frecuentes al acercarse el cierre anual es descubrir que una operación no cuenta con documentación suficiente.
Por ejemplo, pueden faltar contratos, comprobantes, constancias de pago, rendiciones de gastos, estados de cuenta, documentos de cobranza o sustento de las transferencias realizadas.
Para evitarlo, la empresa puede solicitar desde ahora:
- Comprobantes pendientes a proveedores.
- Rendiciones de caja chica y entregas a rendir.
- Estados de cuenta bancarios.
- Contratos y adendas.
- Constancias de depósitos y transferencias.
- Documentos relacionados con préstamos de socios o terceros.
- Sustento de gastos realizados por trabajadores o propietarios.
Tener un comprobante no siempre es suficiente. También debe ser posible demostrar que el gasto guarda relación con la actividad de la empresa y que la operación realmente se realizó.
Evalúa las decisiones que podrían afectar el cierre
Durante los últimos meses del año, una empresa puede contratar personal, adquirir equipos, solicitar financiamiento, distribuir dinero a los socios o iniciar una nueva actividad.
Antes de tomar estas decisiones, conviene evaluar sus efectos contables, tributarios, laborales y financieros. Una operación realizada sin planificación puede generar obligaciones adicionales o requerir documentos que después resulten difíciles de obtener.
La finalidad no es detener las decisiones del negocio, sino tomarlas con información suficiente.
¿Qué debería quedar listo antes de octubre?
Al terminar septiembre, la empresa debería contar, como mínimo, con:
- Un calendario de obligaciones de octubre a diciembre.
- Una relación de declaraciones, pagos o documentos pendientes.
- Una proyección de los tributos y beneficios laborales por pagar.
- Un reporte actualizado de cuentas por cobrar y por pagar.
- Los registros de compras y ventas revisados.
- Una planificación para el control del inventario.
- Responsables y fechas para entregar la información faltante.
Anticiparse facilita el último trimestre
Octubre no debería marcar el inicio de una búsqueda apresurada de documentos. Lo recomendable es ingresar al último trimestre con información actualizada, obligaciones identificadas y una proyección clara del dinero que necesitará la empresa.
Una revisión preventiva permite corregir inconsistencias mientras todavía existe tiempo para hacerlo, mejora la organización y ayuda a tomar decisiones con una visión más realista de la situación del negocio.
Durante octubre iremos profundizando en las revisiones que pueden ayudarte a preparar el cierre del año con mayor orden y evitar que los pendientes se acumulen en diciembre.
Etiquetas:Cierre contable, Obligaciones empresariales, obligaciones laborales, obligaciones tributarias, Planificación empresarial, Último trimestre del año
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