¿Qué revisar en tus ventas y compras antes del cierre del año?
Las ventas y las compras forman parte de la información principal para conocer los resultados de un negocio. Por eso, antes del cierre del año no basta con verificar que existan registros mensuales: también es necesario comprobar que las operaciones estén completas, correctamente identificadas y respaldadas con la documentación correspondiente.
Realizar esta revisión con anticipación ayuda a detectar comprobantes pendientes, diferencias entre los registros y la realidad del negocio, o movimientos que necesitan ser aclarados. Esperar hasta la declaración jurada anual puede dejar muy poco tiempo para solicitar información o corregir errores.
¿Qué deberías revisar en tus ventas?
La revisión de las ventas permite comprobar si los ingresos generados durante el año fueron reconocidos y registrados correctamente.
Estos son algunos de los principales aspectos que conviene evaluar:
1. Que todas las operaciones hayan sido registradas
Compara las ventas registradas con la información que utiliza el negocio: reportes del sistema, pedidos atendidos, contratos, estados de cuenta, plataformas de pago u otros controles internos.
Si existe una operación realizada que no aparece en los registros, será necesario identificar qué ocurrió y si corresponde emitir o revisar algún comprobante.
También recuerda que los depósitos bancarios no siempre representan ventas. Un movimiento puede corresponder a un préstamo, un aporte, una transferencia entre cuentas o la devolución de un dinero. Por eso, cada ingreso debe encontrarse correctamente identificado.
2. Los comprobantes de pago emitidos
Revisa que las facturas, boletas de venta y demás comprobantes se hayan emitido con los datos y montos correctos. También verifica si existen comprobantes rechazados, anulados o emitidos por error que todavía requieren atención.
En el caso de las notas de crédito o débito, debe ser posible identificar qué operación modifican y cuál fue el motivo de su emisión. Esto ayudará a evitar diferencias al momento de determinar las ventas del periodo.
3. Las ventas pendientes de cobro
Una venta no deja de formar parte de la información del negocio solo porque el cliente todavía no haya pagado.
Por ello, conviene revisar:
- Qué clientes mantienen deudas.
- Desde cuándo se encuentran pendientes.
- Si el saldo registrado coincide con lo que realmente debe cada cliente.
- Si existen pagos recibidos que aún no fueron aplicados a la deuda correspondiente.
- Si hay adelantos de clientes que deben identificarse por separado.
Esta revisión permite conocer cuánto dinero espera cobrar la empresa y detectar saldos antiguos o diferencias que necesitan aclararse.
4. El periodo al que corresponde cada operación
Cerca del cierre pueden existir ventas realizadas en diciembre cuyo cobro se recibirá después, o depósitos recibidos por operaciones que se atenderán más adelante.
No siempre la fecha del pago determina el periodo al que pertenece una operación. Por eso, estos casos deben revisarse con el contador para reconocerlos correctamente y evitar trasladar ingresos de un ejercicio a otro sin el análisis correspondiente.
¿Qué deberías revisar en tus compras y gastos?
En las compras no solo importa tener una factura. También debe verificarse que la operación haya ocurrido, que corresponda al negocio y que cuente con sustento suficiente.
1. Los comprobantes recibidos
Comprueba que las compras de bienes y servicios realizadas durante el año cuenten con el comprobante correspondiente y que este tenga los datos correctos de la empresa.
Si falta algún documento, es mejor solicitarlo antes del cierre. También deben revisarse los comprobantes duplicados, anulados o que contienen errores, así como las notas de crédito recibidas por devoluciones, descuentos u otros ajustes.
2. La relación de la compra con el negocio
No toda compra pagada con dinero de la empresa se convierte automáticamente en un gasto aceptado tributariamente.
Es necesario identificar qué se adquirió, para qué se utilizó y cuál es su relación con la actividad del negocio. Los consumos personales del dueño o de sus familiares deben diferenciarse de los gastos empresariales.
Además del comprobante, algunas operaciones pueden necesitar contratos, cotizaciones, órdenes de compra, informes, correos, constancias de recepción u otros documentos que ayuden a demostrar que la compra o el servicio realmente existieron.
3. Las compras pendientes de pago
Revisa cuánto se debe a cada proveedor y compara esa información con los comprobantes, estados de cuenta y pagos realizados.
Pueden encontrarse, por ejemplo:
- Facturas que ya fueron pagadas, pero todavía figuran como pendientes.
- Pagos que no han sido relacionados con el comprobante correspondiente.
- Adelantos entregados a proveedores.
- Deudas duplicadas o con importes diferentes.
- Servicios recibidos que aún necesitan ser revisados o documentados.
Tener estos saldos actualizados permite conocer las obligaciones reales del negocio al finalizar el año.
4. El tratamiento de cada adquisición
Algunas compras se consumen en las operaciones del negocio, mientras que otras pueden formar parte del inventario o corresponder a bienes que se utilizarán durante varios años.
Por ejemplo, la compra de mercadería no se analiza de la misma manera que la adquisición de una computadora, una máquina o un mueble. Clasificar correctamente cada operación influye en la información contable y en el resultado del ejercicio.
No te limites a aceptar la información propuesta
Si el negocio utiliza el Sistema Integrado de Registros Electrónicos (SIRE), SUNAT propone el Registro de Ventas e Ingresos y el Registro de Compras a partir de los comprobantes de pago electrónicos.
Sin embargo, una propuesta no reemplaza la revisión del contribuyente. La información debe validarse y, cuando corresponda, complementarse o reemplazarse. También debe compararse con los controles internos del negocio, porque un comprobante puede contener errores o una operación puede requerir un análisis adicional.
Preguntas para comenzar la revisión
Puedes iniciar preguntándote:
- ¿Todas las ventas realizadas durante el año fueron informadas y registradas?
- ¿Puedo identificar el origen de cada depósito recibido?
- ¿Conozco cuánto me deben mis clientes?
- ¿Entregué todos los comprobantes de compras y gastos?
- ¿Las compras registradas corresponden realmente al negocio?
- ¿Sé cuánto debo a cada proveedor?
- ¿Existen documentos o saldos que todavía debo consultar con mi contador?
Revisar antes permite cerrar con información más confiable
La revisión de ventas y compras no consiste únicamente en reunir comprobantes. También implica comparar registros, verificar saldos, identificar cada operación y comprobar que exista el sustento necesario.
Hacerlo antes del cierre permite atender los pendientes con mayor tiempo y reduce el riesgo de preparar la declaración jurada anual con información incompleta o que todavía presenta diferencias.
Etiquetas:Cierre contable, Comprobantes de pago, Declaración jurada anual, registro de compras, registro de ventas, ventas y compras
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