Lo que deberías saber sobre el pago de utilidades

Escrito por Karina Alcántara el . Posteado en Laboral

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El pago de utilidades, es reconocida por el Estado Peruano, a través de la Constitución Política (Art. 29°). Reconoce los derechos de los trabajadores a participar en las utilidades de la empresa y promueve otras formas de participación, teniendo por objeto que los trabajadores accedan al pago de utilidades (cuando las hubiera) con el propósito de que dichos trabajadores se identifiquen con la entidad y aumente su capacidad productiva. En este post, te enseñaremos todo lo que deberías saber sobre el pago de utilidades, cómo calcular y cuándo se realiza dicho pago.

Empresas obligadas al reparto de utilidades

Están obligadas las empresas del régimen privado que cumplan con los siguientes criterios:
  • Cuenten con más de 20 trabajadores, de acuerdo al Art. 2 del reglamento de la ley de utilidades para establecer si la empresa excede o no en dicho número, se sumará el número de trabajadores que hubieran laborado para ella en cada mes del ejercicio correspondiente y el resultado total se dividirá entre doce (12). Cuando en un mes varíe el número de trabajadores contratados por la empresa, se tomará en consideración el número mayor. Si del resultado incluye una fracción se aplicará el redondeo a la unidad superior siempre y cuando la fracción que resultará fuera igual o mayor a 0.5 .Se consideran trabajadores a aquéllos que hubieran sido contratados directamente por la empresa, ya sea mediante contrato por tiempo indeterminado, sujeto a modalidad o a tiempo parcial.
Ejemplo: La empresa “Somos libres” S.A.C. , del régimen privado y de tercera categoría, ha determinado que por el período 2016 ha obtenido “ganancia”, al cierre de dicho periodo cuenta con solo 19 trabajadores y desea saber si está obligada a distribuir dicho beneficio a sus trabajadores. En tal sentido, presenta el siguiente cuadro con la rotación de su personal durante el año en mención:
Meses N° de Trabajadores
Enero 19
Febrero 19
Marzo 20
Abril 21
Mayo 23
Junio 23
Julio 22
Agosto 22
Setiembre 21
Octubre 19
Noviembre 19
Diciembre 19
Total 247
Promedio de trabajadores durante el año 2016: 247/12 = 20.58 Número de trabajadores computables: 21 trabajadores La empresa “Somos libres” S.A.C. si se encuentra obligada a repartir utilidades por el periodo 2016 ya que en promedio el número de trabajadores es de 21.
  • Desarrollen actividades generadoras de rentas de tercera categoría, según la Ley del Impuesto a la Renta y que además se encuentren sujetas al régimen laboral de la actividad privada.
  • En un determinado año hayan producido una renta anual antes de impuestos (ganancia), sobre la cual se determinan las utilidades laborales.

Empresas exceptuadas al reparto de utilidades

No están obligadas al reparto de utilidades las empresas:
  • Autogestionarias
  • Cooperativas y comunales
  • Individuales
  • Sociedades Civiles
  • Microempresas
  • Que no cuenten con más de 20 trabajadores.
Existen ciertos criterios a tomar en cuenta para determinar si el trabajador le corresponde por derecho recibir el pago de utilidades, ya sea por la condición en que se encuentre, la jornada que realice,  el tipo de contrato, la remuneración que percibe,  entre otros:

Criterios para el pago de utilidades

Importe de participación por tipo de empresa

Artículo 2 de la Ley de utilidades ( D.L. N° 892) El importe que debe repartir la empresa entre sus trabajadores y ex trabajadores está sujeto al porcentaje que se asigna por tipo de actividad que ésta desarrolle:

Participación por tipo de empresa

¿Qué pasa si la empresa obligada desarrolla más de una actividad?

En caso de que la empresa desarrolle más de una actividad de las comprendidas en el párrafo anterior, se considerará la actividad principal, entendiéndose por ésta a la que generó mayores ingresos brutos en el respectivo ejercicio. Asimismo ,de acuerdo al Art. 3 del reglamento de la ley de utilidades, precisa que para determinar la actividad que realizan las empresas obligadas a distribuir utilidades, se tomará en cuenta la Clasificación Internacional Industrial Uniforme (CIIU) de las Naciones Unidas, Revisión 3.

Conceptos considerados para el cálculo de utilidades

Luego de conocer el porcentaje que debe distribuir la empresa que está obligada al reparto y pago de utilidades a sus trabajadores, debemos tener en cuenta qué ingresos o remuneraciones serán la base del cálculo para dicho beneficio, pues  no todas las remuneraciones que perciba el trabajador son consideradas o aceptadas. Cabe precisar que el Art. 6° del TUO de la Ley de Productividad y Competitividad Laboral considera remuneración al  íntegro de lo que el trabajador recibe por sus servicios, en dinero o en especie, cualquiera sea la forma o denominación que tenga, siempre que sean de su libre disposición, incluyendo las sumas de dinero que se le entregue directamente en calidad de alimentación principal, como desayuno, almuerzo o refrigerio que lo sustituya o cena.

Conceptos considerados para el cálculo de utilidades

Las remuneraciones no computables (remuneraciones no aceptadas o no consideradas para la base de cálculo del pago de utilidades), son aquellas contempladas en el Art. 19 y 20 del TUO de la Ley de Compensación por Tiempo de Servicios (CTS).

Remuneraciones no aceptadas para el pago de utilidades

Procedimiento para el reparto de utilidades

Para determinar cuánto le corresponde a cada trabajador de utilidades, el Art. 2° de la ley de utilidades nos indica que se debe proceder de la siguiente manera:
  • Un 50% será distribuido en proporción a los días laborados por cada trabajador, entendiéndose como tal los días reales y efectivamente trabajados. Dicho importe se dividirá entre la suma total de días laborados por todos los trabajadores, y el resultado que se obtenga se multiplicará por el número de días laborados por cada trabajador.
Ejemplo: La empresa “XY” S.A.C tiene utilidades por distribuir entre sus trabajadores por el ejercicio 2016 el importe de S/ 534,039.00. Desea saber como calcular las utilidades en base a los días laborados (Cabe precisar que para efectos prácticos haremos los cálculos solo con 21 trabajadores, ya que sería tedioso visualizar cálculos de 247 trabajadores que laboraron en la empresa “XY” S.A.C.) Primero, la empresa “XY” debe contar con a información del número total de días trabajados de todos los trabajadores, el cual asciende a 6,568 días durante todo el año 2016. Una vez obtenida ésta información debemos calcular el factor de días trabajados, que sería 50% de la utilidad a distribuir entre el total de días trabajados: Total de utilidad a distribuir: S/ 534,039.00 50% a distribuir por los días trabajados: 50% de S/ 534,039.00 = S/ 267,019.50 Factor de días trabajados: 267,019.50 / 6568 = 40.65461328 El siguiente paso es multiplicar el factor diario por el número de días efectivos de trabajo del trabajador: Reparto de utilidades por días trabajados: 40.65461328 x 151 días = S/ 6,138.85 Con este procedimiento, podremos  realizar el reparto de utilidades 2016 que le corresponde a cada trabajador por los días laborados durante dicho ejercicio:
N° Trabajador N° de días efectivos de trabajo en el 2016 Factor de días trabajados Reparto de utilidades por días trabajados S/
1 Acaro Beteta, Rubén 151 40.65461328 6,138.85
2 Bejarano Castillo, Oscar 363 40.65461328 14,757.62
3 Flores Pasache, Juan 364 40.65461328 14,798.28
4 Gadea Magallanes Cesar 364 40.65461328 14,798.28
5 García Gallegos Patricia 359 40.65461328 14,595.01
6 Gallegos López Aníbal 363 40.65461328 14,757.62
7 Hurtado Valverde, Carlos 362 40.65461328 14,716.97
8 Jarama Castillo, Jimmy 353 40.65461328 14,351.08
9 Lloclla Salazar, Martín 364 40.65461328 14,798.28
10 Loayza Serrano, Alberto 358 40.65461328 14,554.35
11 Martínez Meléndez, Paul 31 40.65461328 1,260.29
12 Meléndez Gonzales, Gonzalo 328 40.65461328 13,334.71
13 Núñez Mateo, Andrés 358 40.65461328 14,554.35
14 Nuñure Morales, Marcos 300 40.65461328 12,196.38
15 Pérez Ruiz, Hilda 47 40.65461328 1,910.77
16 Portales Morales, Jorge 365 40.65461328 14,838.93
17 Quiñones Silva, Antonio 321 40.65461328 13,050.13
18 Ruiz Jara, Pedro 331 40.65461328 13,456.68
19 Tucto Peña, Miguel 362 40.65461328 14,716.97
20 Vásquez Castillo, Alberto 360 40.65461328 14,635.66
21 Ventura Parrales, Mónica 364 40.65461328 14,798.28
Total 6,568 S/ 267,019.50
  • El segundo 50% se distribuirá en proporción a las remuneraciones que percibe cada trabajador, se dividirá dicho importe entre la suma total de las remuneraciones de todos los trabajadores que correspondan al ejercicio y el resultado obtenido se multiplicará por el total de las remuneraciones que corresponda a cada trabajador en el ejercicio.
Del ejemplo anterior, la empresa “XY” S.A.C. desea saber como calcular las utilidades en base a las remuneraciones percibidas por cada trabajador, con el 50% restante a distribuir S/ 267,019.50 Factor de remuneraciones: 267,019.50 /306,986 = 0.869811174 Luego procedemos a multiplicar el factor diario de remuneración  por el importe de remuneraciones percibidas en el periodo: Reparto de utilidades por remuneraciones percibidas: 0.869811174 x S/ 4,798 = S/ 4,173.35 Con este procedimiento, podremos  realizar el reparto de utilidades 2016 que le corresponde a cada trabajador de acuerdo a la remuneración percibida durante dicho ejercicio:
N° Trabajador Remuneraciones percibidas en el 2016 Factor diario de remuneración Reparto de utilidades por remuneración S/
1 Acaro Beteta, Rubén 4,798 0.869811174 4,173.35
2 Bejarano Castillo, Oscar 19,544 0.869811174 16,999.41
3 Flores Pasache, Juan 16,771 0.869811174 14,587.52
4 Gadea Magallanes Cesar 25,674 0.869811174 22,331.48
5 García Gallegos Patricia 21,458 0.869811174 18,664.83
6 Gallegos López Aníbal 12,833 0.869811174 11,162.58
7 Hurtado Valverde, Carlos 17,256 0.869811174 15,009.65
8 Jarama Castillo, Jimmy 13,376 0.869811174 11,634.22
9 Lloclla Salazar, Martín 20,865 0.869811174 18,148.79
10 Loayza Serrano, Alberto 18,924 0.869811174 16,460.54
11 Martínez Meléndez, Paul 1,500 0.869811174 1,304.72
12 Meléndez Gonzales, Gonzalo 13,219 0.869811174 11,498.22
13 Núñez Mateo, Andrés 14,418 0.869811174 12,541.31
14 Nuñure Morales, Marcos 12,063 0.869811174 10,492.82
15 Pérez Ruiz, Hilda 2,444 0.869811174 2,125.42
16 Portales Morales, Jorge 18,036 0.869811174 15,687.56
17 Quiñones Silva, Antonio 11,129 0.869811174 9,679.80
18 Ruiz Jara, Pedro 14,921 0.869811174 12,978.56
19 Tucto Peña, Miguel 12,573 0.869811174 10,935.70
20 Vásquez Castillo, Alberto 16,694 0.869811174 14,520.27
21 Ventura Parrales, Mónica 18,490 0.869811174 16,082.75
Total S/ 306,986 S/ 267,019.50
Después de hacer la distribución de utilidades en función a los días efectivamente laborados y en remuneración percibida, debemos saber el importe total que recibirá cada trabajador como pago de utilidades 2016:
N° Trabajador Reparto de utilidades por días trabajados Reparto de utilidades por remuneración Importe total a pagar S/
1 Acaro Beteta, Rubén 6,138.85 4,173.35 10,312.20
2 Bejarano Castillo, Oscar 14,757.62 16,999.41 31,757.03
3 Flores Pasache, Juan 14,798.28 14,587.52 29,385.80
4 Gadea Magallanes Cesar 14,798.28 22,331.48 37,129.76
5 García Gallegos Patricia 14,595.01 18,664.83 33,259.84
6 Gallegos López Aníbal 14,757.62 11,162.58 25,920.20
7 Hurtado Valverde, Carlos 14,716.97 15,009.65 29,726.62
8 Jarama Castillo, Jimmy 14,351.08 11,634.22 25,985.30
9 Lloclla Salazar, Martín 14,798.28 18,148.79 32,947.07
10 Loayza Serrano, Alberto 14,554.35 16,460.54 31,014.89
11 Martínez Meléndez, Paul 1,260.29 1,304.72 2,565.01
12 Meléndez Gonzales, Gonzalo 13,334.71 11,498.22 24,832.93
13 Núñez Mateo, Andrés 14,554.35 12,541.31 27,095.66
14 Nuñure Morales, Marcos 12,196.38 10,492.82 22,689.20
15 Pérez Ruiz, Hilda 1,910.77 2,125.42 4,036.19
16 Portales Morales, Jorge 14,838.93 15,687.56 30,526.49
17 Quiñones Silva, Antonio 13,050.13 9,679.80 22,729.93
18 Ruiz Jara, Pedro 13,456.68 12,978.56 26,435.24
19 Tucto Peña, Miguel 14,716.97 10,935.70 25,652.67
20 Vásquez Castillo, Alberto 14,635.66 14,520.27 29,155.93
21 Ventura Parrales, Mónica 14,798.28 16,082.75 30,881.03
Total S/ 267,019.50 S/ 267,019.50 S/ 534,039.00

Del límite máximo a repartir…

Cabe recalcar que el Art. 2 de la ley de utilidades, precisa que la participación que pueda corresponderle a los trabajadores tendrá respecto de cada trabajador, como límite máximo, el equivalente a 18 (dieciocho) remuneraciones mensuales que se encuentren vigentes al cierre del ejercicio. Para terminar con el caso práctico, debemos evaluar si el importe que recibirán los trabajadores de la empresa “XY” S.A.C. como pago de utilidades supera al equivalente a 18 remuneraciones: Importe límite de 18 remuneraciones: S/ 960.00 x 18 = S/ 17,280.00 Podemos visualizar que el importe máximo que puede recibir el trabajador Acaro Beteta, Rubén por el pago de utilidades 2016  es de S/17,280 soles, el importe calculado a recibir por utilidades es de S/ 10,312.20, en este caso el trabajador no supera dicho límite por lo que recibe el total del importe calculado: S/ 10,312.20 Lo contrario sucede con el trabajador Gadea Magallanes, Cesar, pues el importe máximo que puede recibir por pago de utilidades 2016 es de S/ 35,478.00, pero según importe calculado es de S/ 37,129.76. En dicha situación, se le hará entrega por la cantidad máxima de S/ 35,478.00  soles y el saldo irá a un fondo (líneas abajo se explica a más detalle).
N° Trabajador Última remuneración Importe límite de 18 remuneraciones Importe calculado a recibir S/ Importe definitivo a recibir S/
1 Acaro Beteta, Rubén 960.00 17,280 10,312.20 10,312.20
2 Bejarano Castillo, Oscar 2,250.00 40,500.00 31,757.03 31,757.03
3 Flores Pasache, Juan 1,980.00 35,640.00 29,385.80 29,385.80
4 Gadea Magallanes Cesar 1,971.00 35,478.00 37,129.76 35,478.00
5 García Gallegos Patricia 1,982.00 35,676.00 33,259.84 33,259.84
6 Gallegos López Aníbal 1,570.00 28,260.00 25,920.20 25,920.20
7 Hurtado Valverde, Carlos 2,152.00 38,736.00 29,726.62 29,726.62
8 Jarama Castillo, Jimmy 1,567.50 28,215.00 25,985.30 25,985.30
9 Lloclla Salazar, Martín 1,850.00 33,300.00 32,947.07 32,947.07
10 Loayza Serrano, Alberto 1,698.00 30,564.00 31,014.89 30,564.00
11 Martínez Meléndez, Paul 1,500.00 27,000.00 2,565.01 2,565.01
12 Meléndez Gonzales, Gonzalo 1,470.00 26,460.00 24,832.93 24,832.93
13 Núñez Mateo, Andrés 1,650.00 29,700.00 27,095.66 27,095.66
14 Nuñure Morales,Marcos 1,210.00 21,780.00 22,689.20 21,780.00
15 Pérez Ruiz, Hilda 850.00 15,300.00 4,036.19 4,036.19
16 Portales Morales, Jorge 2,000.00 36,000.00 30,526.49 30,526.49
17 Quiñones Silva,Antonio 1,240.00 22,320.00 22,729.93 22,320.0
18 Ruiz Jara, Pedro 1,710.00 30,780.00 26,435.24 26,435.24
19 Tucto Peña, Miguel 1,460.00 26,280.00 25,652.67 25,652.67
20 Vásquez Castillo, Alberto 1,690.00 30,420.00 29,155.93 29,155.93
21 Ventura Parrales, Mónica 2,300.00 41,400.00 30,881.03 30,881.03
Total S/ 530,617.21

Destino del excedente no distribuido

Como se podrá observar, de la aplicación del tope máximo de 18 remuneraciones que debe recibir cada trabajador como pago de utilidades, hay un saldo que no será distribuido, el cual se destinará  a la capacitación de trabajadores y la promoción del empleo, al Fondo Nacional de Capacitación Laboral y de Promoción del Empleo (FONDOEMPLEO). Las empresas en las que se hayan generado remanentes, se encuentran obligadas a comunicar ello al Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, al vencimiento del plazo para la presentación de la Declaración Jurada Pago Anual del Impuesto a la Renta. (Art 3 de la Ley de utilidades y Art 8 y 9 del Reglamento). Importe para el reparto de utilidades:                                S/534,039.00 (-) Importe definitivo a repartir:                                               530,617.21 Excedente para el FONDOEMPLEO:                                 S/     3,421.79

Plazo para efectuar el reparto de utilidades

El pago de las utilidades se deberá realizar dentro de los 30 días naturales siguientes al vencimiento del plazo para la presentación de la Declaración Jurada Anual del Impuesto a la Renta (Art. 6 de la ley de utilidades). El pago de utilidades 2017, que corresponde al ejercicio 2016 tiene como fecha límite a pagar de acuerdo al último dígito del RUC, según cronograma de vencimientos de la SUNAT:
ULTIMO DÍGITO DEL RUC FECHA DE VENCIMIENTO FECHA LÍMITE DE PAGO DE UTILIDADES
0 24/03/2017 24/04/2017
1 27/03/2017 27/04/2017
2 28/03/2017 28/04/2017
3 29/03/2017 29/04/2017
4 30/03/2017 30/04/2017
5 31/03/2017 01/05/2017
6 03/04/2017 03/05/2017
7 04/04/2017 04/05/2017
8 05/04/2017 05/05/2017
9 06/04/2017 06/05/2017
Buenos Contribuyentes 07/04/2017 07/05/2017
Vencido dicho plazo y solo si el trabajador hace un previo requerimiento de pago por escrito mediante carta simple, la participación en las utilidades que no se haya entregado, genera el interés moratorio conforme a lo establecido por el Decreto Ley N° 25920 o norma que lo sustituya, excepto en los casos de suspensión de la relación laboral en que el plazo se contará desde la fecha de reincorporación al trabajo. En pocas palabras, si el trabajador no efectúa requerimiento alguno, no se generará ningún tipo de interés y si lo hace, sólo correrán intereses desde el día que lo solicitó. No obstante ello, desde años anteriores, en virtud a las normas tributarias, las utilidades deben pagarse antes del vencimiento del plazo para la presentación de la Declaración Jurada Anual del Impuesto a la Renta para que puedan ser deducidas como gasto en la declaración jurada (generalmente, el mes de marzo).

Pago de utilidades a ex trabajadores

De acuerdo a la Ley N° 27321, ley en que establece el plazo de prescripción de las acciones derivadas de la relación laboral, el pago de utilidades a ex trabajadores puede solicitarse dentro de los 4 años siguientes a la fecha en que debe efectuarse la distribución, sin que se generen los intereses que el Art. 6 señala, ya que dicho trabajador cesó en su labor antes de la fecha en que se distribuyen las utilidades. Vencido el plazo, la participación no cobrada se agregará al monto a distribuir por concepto de participación en las utilidades del ejercicio en que se cumpla dicho plazo:

Pago de utilidades a ex trabajadores

Documento a entregar

Art. 7 de la ley de utilidades y Art. 16 del reglamento El empleador deberá entregar una hoja de liquidación a los trabajadores que reciban el pago de utilidades, el cual contendrá como mínimo la siguiente información:
  • Nombre o razón social del empleador.
  • Nombre completo del trabajador.
  • Renta Anual de la empresa antes de impuestos.
  • Número de días laborados por los trabajadores.
  • Remuneración del trabajador considerada para el cálculo.
  • Número total de los días laborados por todos los trabajadores del empleador con derecho a percibir utilidades.
  • Remuneración total pagada a todos los trabajadores del empleador.
  • Monto del remanente generado por el trabajador, de ser el caso.

Caso de fusión, disolución o escisión de empresas:

Para los casos  de fusión, disolución o escisión de empresas, el Art 8 de la ley de utilidades y el Art 17 del reglamento indican que para efectos del cálculo de la participación de utilidades, se calcularán al día anterior de la fecha de entrada en vigencia dichos eventos. Asimismo, para efectos del pago de utilidades, se debe tomar en cuenta lo siguiente:
  • De extinguirse la relación laboral, el pago se efectuará dentro de los quince (15) días útiles de la entrada en vigencia del evento correspondiente.
  • De subsistir la relación laboral, dicho pago se hará efectivo en la oportunidad prevista en el Artículo 6 de la Ley (30 días naturales).

Obligación de informar

La ley de utilidades no establece mecanismos de como el empleador va a contactar a sus ex trabajadores para el pago de utilidades, sin embargo existe el principio de obligación de información  de todo empleador, basado en la razonabilidad. Una de las vías muy utilizadas en las empresas para contactarse con sus ex trabajadores es mediante publicación en el medio de comunicación escrita que sea de mayor circulación en el país o la remisión de cartas notariales a cada uno de sus ex trabajadores.

Multa por no realizar el pago

Las empresas obligadas a distribuir utilidades a sus trabajadores y que incumplan con dicho pago, serán sancionadas con la multa que le corresponda por ser considerada una infracción grave en relación laboral. Dicha multa puede ser desde S/ 40,500  para la pequeña empresa hasta de S/ 202,500 soles para las empresas del régimen general. Facebook: @Tuplancontable
Fuentes: -Portal SUNAFIL/asesoría laboral/derechos socio laborales -Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo/materiales de difusión -Decreto Legislativo N° 892-Regula los derechos de los trabajadores a participar en las utilidades de las empresas que desarrollan actividades generadoras de rentas de tercera categoría. -Reglamento del Decreto Supremo N°009-98-TR -Decreto Supremo Nº 001-97-TR Ley de compensación por tiempo de servicios -Decreto Supremo N° 003-97-TR Ley de Productividad y Competitividad Laboral -Diario El Peruano – www.caballerobustamante.com.pe  

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